H­íng dÉn sö dông Powerpoint – xp
*********************************
Ngày nay, việc tổ chức hội thảo, quảng cáo, giảng dạy, Demo ngày càng được quan tâm ở mức độ cao hơn ở nhiều ngành nghề khác nhau. Microsoft Powerpoint là phần mềm phổ biến và hỗ trợ tích cực cho công tác này.
    Ở các buổi thuyết trình, hội hợp hoặc các lớp tập huấn ngắn hạn thì Powerpoint được xem như một công cụ hỗ trợ giảng dạy. Khi thuyết trình cùng với Powerpoint bạn sẽ cảm thấy tự tin, các ý tưởng truyền đạt được cụ thể hóa qua các hình ảnh và âm thanh một các sống động. Trong các trường hợp này người ta thường kết hợp máy tính với máy chiếu để phóng lớn màn hình lên bản thuyết trình cho tất cả mọi người theo dõi.
    Powerpoint cũng được sử dụng để xây dựng các đoạn phim trình diễn quảng cáo, Demo hoặc hướng dẫn sử dụng sản phẩm cho khách hàng một cách nhanh chóng mà không cần phải lập trình phức tạp. Ngoài ra, các nội dung trong tập tin Powerpoint cũng dễ dàng chuyển sang dạng Web hoặc in ấn, xuất phim dương bản dùng cho đèn chiếu . . .
    Powerpoint 2002 là một chương trình trong bộ phần mềm của Office 2002 (hay còn gọi là Office XP) của hãng Microsoft, do đó cách sử dụng cơ bản cũng như Microsoft Word hoặc Excel.     Không có sự khác biệt nhiều giữa Powerpoint 2000 và Powerpoint 2002 (Powerpoint 2002 được đơn giản hóa các menu lệnh, thiết lập nhiều hiệu ứng có sẵn hơn và cho nhiều mẫu lựa chọn hơn . .  .) do vậy nếu bạn đã từng sử dụng Powerpoint 2000 bạn sẽ dễ dàng hơn với Powerpoint 2002.
    Ưu điểm của Powerpoint là sử dụng dễ dàng, làm được các hiệu ứng hoạt hình một cách đơn giản, nhanh chóng và sinh động, kích thước của tập tin nhỏ thuận lợi cho việc lưu trữ và di chuyển . . .


    Trong chương trình này, chúng tôi chú trọng đến các hướng dẫn kỹ năng tạo nên một tập tin trình diễn sao cho đơn giản nhất với bạn, và chúng tôi cũng sẽ ôn lại các phần Word và Excel có liên quan trong Powerpoint. Hi vọng với khối kiến thức được chúng tôi đơn giản hóa ngắn gọn cộng với một phương pháp học mới sẽ giúp ích cho bạn. Tạo mới một tập tin:
Chọn menu File / New (Ctrl+N) hoặc click vào biểu tượng
trên thanh công cụ.   
Chọn mẫu trình bày trong cửa sổ Slide Layout, lớp Content Layouts

Mỗi một trang trong Powerpoint được gọi là một Slide, nội dung trình bày sẽ được thiết lập trong các Slide này và sau đó bạn thiết lập các thông số hiệu ứng cho chúng.
Mở một tập tin có sẵn:
Chọn File / Open (Ctrl+O) hoặc click vào biểu tượng
trên thanh công cụ.
Trong cửa sổ Open, chọn tên ổ đĩa và thư mục chứa tập tin cần mở trong khung Look in, sau đó click chọn tập tin cần mở và click nút Open, hoặc bạn có thể double click vào tập tin muốn mở.
Tập tin Powerpoint có dạng .ppt hoặc .pps, . . .
Lưu một tập tin:
Chọn menu File / Save (Ctrl+S) hoặc click vào biểu tượng
trên thanh công cụ.
Trong cửa sổ Save As, chọn ổ đĩa và thư mục muốn lưu trong khung Saver in, Nhập tên muốn lưu trong khung File Name. Click nút Save để bắt đầu lưu.

Quản lý các Slide

Tạo thêm Slide:
Chọn Insert / New Slide, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+M
Vị trí của Slide vừa tạo được sẽ đứng sau Slide hiện hành, do đó để chèn thâm một Slide mới giữa các Slide đã có, bạn nên click chọn Slide đứng trước vị trí muốn chèn thì Slide mới sẽ có vị trí ngay sau đó.
Thay đổi vị trí của các Slide:
    Để thay đổi vị trí của các Slide vừa tạo, trong màn hình Slide Sorter, click và Drag Slide muốn di chuyển đến vị trí mới, khi đó các slide khác sẽ tự động thay đổi lại số thứ tự.
Xóa Slide:
    Click chọn Slide muốn xóa và gõ phím Delete hoặc right click tại Slide muốn xóa và chọn Cut (Edit / Cut)
Sao chép Slide:
    Click chuột phải tại Slide muốn sao chép và chọn Copy hoặc chọn từ menu Edit / Copy (Ctrl+O)
    Click chọn Slide đứng trước vị trí muốn sao chép đến (có thể sao chép đến một tập tin Powerpoint khác cũng được), click chuột phải và chọn Paste hoặc chọn từ menu Edit / Paste (Ctrl+V)
Chọn màu nền

Chọn mẫu Template (Mẫu màu nền).
Vào trình đơn Format / Slide Design
Cửa sổ Slide Design hiển thị, bạn chọn mục Design Templates Powerpoint 2002 có nhiều Template khác nhau, click vào tên các Template trong cửa sổ Slide Design  để xem và chọn các mẫu màu nền.
Trong một tập tin Powerpoint chỉ sử dụng được một Template, tức là tất cả các Slide trong một tập tin đều sử dụng chung một Template, nhưng có thể thay đổi màu của Template cho các Slide khác nhau.  
Chọn màu cho Template.
Trong cửa sổ Silde Design bạn chọn mục Color Schemes
Ngoài ra bạn có thể click chọn Edit Color Schemes . . .hộp thoại Edit Color Scheme hiển thị và bạn chọn những việc cần thay đổi.

Chọn màu nền cho Template
Vào trình đơn Format / Background Hộp thoại Background hiển thị
Click mở chọn khung màu, trong khung này có hai mục chọn là:
 More Colors . . .: Mở bản màu tiêu chuẩn và chọn màu tùy ý.
Fill Effects . . .: Các dạng màu hiệu ứng gồm các lớp (Gradient: các dạng pha màu), (Texture: Mẫu màu nền Texture), (Pattern: Dạng mẫu Pattern), (Picture: Lấy ảnh có sẵn làm màu nền)  
Hiệu ứng cho Schemes
Trong cửa sổ Silde Design, chọn mục Animation Schemes


Click chọn kiểu hiệu ứng bạn muốn thay đổi
Click Play để xem lặp lại hiệu ứng bạn chọn.
Click Slide Show để xem trước, nếu vừa ý nhấn
Apply to All Slides để chọn cho tất cà các Slide.

Nhập văn bản

    Để nhập văn bản vào Powerpoint 2002, bạn click chọn biểu tượng Text Box 
  hay chọn trình đơn Insert / Text Box, sau đó bạn click và kéo chuột để tạo thành một khung


    Để nhập dòng văn bản vào khung, bạn click chuột phải vào khung và chọn Edit Text


    Lúc này để ý bạn sẽ thấy con trỏ chuột nhấp nháy trong khung và bạn có thể nhập dòng văn bản vào bình thường như bạn soạn thảo Text Box trên World. Bạn có thể tạo ra nhiều Text Box như vậy cho nhiều đoạn dòng văn bản.
Hiệu chỉnh văn bản

    Muốn hiệu chỉnh các đoạn chữ trong Text Box, bạn cần click và kéo chuột chọn các chữ cần hiệu chỉnh, hay click tại đường biên của khung để chọn cả Text Box và thực hiện định dạng.
Hiệu chỉnh định dạng chữ:
Vào trình đơn Format / Font Hộp thoại Font hiển thị


    Trong hộp thoại Font, bạn có thể chọn thay đổi một trong các tùy chọn sau:
Font: chọn các loại font chữ.
Font Style: chọn dạng chữ.
Size: chọn cỡ chữ.
Color: chọn màu chữ.
Under line: gạch dưới chữ.
Shadow: tạo bóng mờ cho chữ.
Emboss: tạo chữ nổi.  
Tạo Bullets và Numbering:
Click chọn trình đơn Format / Bullets and Numbering    Hộp thoại Bullets and Numbering hiển thị


    Bạn chọn định dạng cần thiết trong hộp thoại này:
    + Color: chọn màu hiển thị.     + Picture: chọn hình ảnh mà Powerpoint đưa ra sẵn để thay thế cho định dạng đang chọn.     + Customize: chọn thay đổi định dạng theo ý bạn trong Symbol.
Canh đầu dòng (Alignment)


    Chọn Format / Alignment / . . . .
    + Align Left: canh đều bên trái     + Center: canh đều ở giữa     + Align Right: canh đều bên phải     + Justify: canh đều hai bên
Khoảng cách giữa các dòng (Line Spacing)
    Chọn trình đơn Format / Line Spacing


Hộp thoại Line Spacing hiển thị:
   

    + Line Spacing: khoảng cách giữa các dòng     + Before paragraph: khoảng cách phía trên đoạn văn bản     + After paragraph: khoảng cách phía dưới đoạn văn bản
Change Case (Đổi dạng chữ)
    Chọn trình đơn Format / Change Case     Hộp thoại Change Case hiển thị


    + Sentence case: viết hoa đầu câu     + Lowercase: viết thường     + Uppercase: viết hoa     + Title case: viết hoa đều chữ     + Toggle case: viết thường đầu chữ
Tô màu
    Giống như Word, bạn có thể click mở các cửa sổ chọn màu cho Text Box bằng các biểu tượng trên thanh công cụ vẽ (nếu không thấy hiển thị thanh công cụ vẽ, bạn có thể chọn từ trình đơn View / Toolbars / Drawing)


    + Font Color: chọn màu chữ     + Line Color: chọn màu đường viền cho Text Box     + Fill Color: chọn màu nền cho Text Box
Các công cụ vẽ

    Các công cụ vẽ trong Powerpoint không có gì khác với MS.Word. Thanh công cụ vẽ Drawing thường hiển thị ở phía dưới màn hình, thanh công cụ này có thể được ẩn hoặc hiển thị tùy vào cách chọn của bạn. (nếu ẩn bạn vào trình đơn View / Toolbar / Drawing chọn cho hiển thị)


Vẽ đường thẳng, hình chữ nhật, hình tròn:   
    Click chọn biểu tượng cần vẽ trên thanh công cụ Drawing


    + Line: đường thẳng     + Rectangle: hình chữ nhật     + Oval: hình tròn
    Đưa con trỏ chuột đến vị trí muốn vẽ trong Slide, click & drag để vẽ.
    + Trước khi vẽ, nếu nhấn và giữ phím Shift bạn chỉ sẽ vẽ được đường thẳng, hình vuông hoặc hình tròn tùy theo biểu tượng bạn đã chọn, nếu nhấn và giữ phím Ctrl thì tâm của đối tượng sẽ ở ngay vị trí bắt đầu vẽ.     Trong trường hợp muốn vẽ nhiều đối tượng liên tiếp, thay vì click để chọn biểu tượng vẽ, bạn cần double click và sau đó vẽ bình thường cho đến khi hoàn thành, double click tại điểm vễ để kết thúc.
Sử dụng các hình mẫu:
    Trong mục AutoShapes trên thanh vẽ có rất nhiều hình mẫu, muốn vẽ mẫu nào bạn click chọn biểu tượng hình đó và click & drag trên màn hình thiết kế để vẽ.


    Khi click chọn các đối tượng được vẽ bằng AutoShapes, thường hiển thị các nút màu vàng để hiệu chỉnh hình dạng, có thể click & drag các nút này để hiệu chỉnh.


Thay đổi nét vẽ:
    Click chọn đối tượng muốn thay đổi và chọn các biểu tượng sau trên thanh công cụ Drawing


    + Line Style: mở bản chọn độ lớn nét vẽ     + Dash Style: mở bản chọn kiểu nét vẽ     + Arrow Style: chọn đầu nét vẽ (hình mũi tên, . . . )     + Shadow: tạo bóng cho nét vẽ     + 3D: tạo hình nổi 3 chiều.
Tô màu cho đối tượng:
    Chọn đối tượng muốn tô màu, sau đó click vào hình mũi tên trên các đối tượng tô màu trên thanh công cụ Drawing:


    + Line Color: tô màu viền     + Fill Color: tô màu nền
    Khi mở bản màu, nếu muốn có thêm màu để lựa chọn, bạn click mục More . . . color . . .
Sử dụng WordArt

    Sử dụng WordArt trong Powerpoint cũng giống như trong các phần mềm Office khác của Microsoft, Nếu bạn đã từng sử dụng WordArt trong Word 2002 thì bạn sẽ dễ dàng nhận thấy trong Powerpoint 2002 cũng không có gì khác.
    Click chọn biểu tư